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周年イベントで「ギネス世界記録」に挑戦していただいた(準備編)

周年イベントで「ギネス世界記録」に挑戦していただいた(準備編)

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前回に続き、某企業様で実施していただいた社内運動会のメインアトラクション
「ギネス世界記録に挑戦」の報告です。

 

”さすが、ギネス世界記録。壁はかなり高かった…”


いよいよ挑戦する内容が決まり、実施に向けての段取りがはじまった。
今回は
「パーティークラッカーを鳴らした最多人数 Most People Popping Party Poppers」

 

まず、一番大変だったのがボランティア集め

当日、ギネスワールドレコーズから認定員は来ていただく。
が、当然のことながら1人で数千人の挑戦を見れない。
ということで、監視員を設けてほしい、と依頼があった。

その監視員の数、挑戦者25名につき1人つけて
当初2,000名で挑戦をしようとしたのでざっと、80名!!

ボランティアを集めるWEBで告知したり、知り合いに声がけをしてもらったり
かなりの労力を強いられるはめに…
そうしている間に、さらなる厳しい条件が…

公正にするために、お客様に関連する人、それから我々、運動会プロジェクト(バウンスクリエイティブ)にも
関係ない人にしてくださいとの事…

「チーン!!」

ということは、今まで私に全く無関係の方にお願いをしなくてはならない。
つまり、
「はじめまして!」の方を80人集めなくてはならない…

とにかく、集めるしか無い!!
ということで、学生ボランティアを集めてくれる国内最大級のボランティアデータベースサイト
「ACTIVO」さんにお願いして募集していただいた。

イベント開催日ギリギリにはなったが、なんとか「ACTIVO」さんのおかげでボランティアは
定員達成することができた。

その次に大変だったのは 人数をカウントするシステムの構築

実施当日に何人の人が挑戦したかをカウントしなくちゃいけないな〜と思い。
ナンバリングされたカードを用意して、会場にはいるときにそのカードを渡していき
人数を把握しようと思っていた。

が、しかし、ギネスの事務局の方に相談すると、

「アナログなカウントではダメ!」

「どうしたら、いいんですか?」

「”バーコードカード”を用意して入り口でスキャンして下さい!!」

「えっ!そうなんですか!?…」

「あかん、また経費が…」

それから、バーコードを印刷してもらえる印刷屋さんを探したり、
バーコードリーダー、パソコンの手配をしたり、かなりハードなやりとりの中
準備を整えていった。

他にも準備すること満載…

2,000名近くの参加者を動かす大規模イベントなので
スムーズに進行・運営出来るように綿密な下準備が必要となります。

●他のイベントとのスケジュール調整
●会場レイアウトの作成●運営方法をまとめたマニュアル作成
●当然ながら、不発のない信頼の高いクラッカーを手配する


などなど、他にも細かな準備が沢山必要です。
特に記録に人数が多く関わる挑戦となると挑戦以前の準備が大変です。

さて、準備は整いました。
いよいよ本番です。(本番編につづく)
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